PrivaSphere Sign & Send - qualifiziert digital signieren und sicher versenden

Hinterlegung der Identität (Mobilnummer)

Hinterlegen sie einfach Ihre Mobil Nummer in Ihrem PrivaSphere Konto unter «Mein Konto» - «Einstellungen» - «SMS»

Für SenderInnen, die über mehrere Mail-Identitäten (mehrere PrivaSphere Konten) verfügen, besteht die Möglichkeiten, die qualifizierte AIS Signatur in mehreren Konten zu hinterlegen und zu verwenden.

Danach kann die Signatur mit der bei der Registrierung der qual. Signatur gewählter Authentisierungsmethode durchgeführt werden (MobileID auf SIM oder App, per Passwort/SMS).

Nationalität des Unterzeichners

Tragen Sie in Ihrem PrivaSphere Konto Ihre Nationalität gemäss Pass / ID ein - so wie sie auch bei der Identifikation für die qualifizierte Signatur verwendet wurde.

Bestätigen Sie die Angabe mit 'Speichern'.

Verwendung eines eigenen Bildes in der Signatur

In den Einstellungen kann ein eigenes Bild hochgeladen werden. Dieses Bild erscheint dann in der digitalen Signatur. Dies kann z.B. ein Firmen-Logo oder eine gescannte Unterschrift sein.

Die Option finden Sie unter 'Mein Konto' - 'eGov/Einschreiben'

Das Bild wird dann im signierten PDF Dokument in der Signatur angezeigt.

Achtung: Die rechtsgültige Unterschrift auf dem PDF Dokument ist die qualifizierte digitale Signatur - nicht die Bild-Unterschrift. Das Original-Dokument ist die PDF Datei.

Alternative Möglichkeit: Aktivierung des MobileID Logins:

kostenpflichtiger Service: CHF 1.-/Monat

Hinterlegen Sie in Ihrem PrivaSphere Konto die Mobilnummer der verwendeten MobileID. Verwenden Sie dazu dieselbe MobileID, die Sie auch für die Registrierung der qualifizierten Signatur angegeben haben.

Speichern Sie die Einstellungen.

Danach kann auch mit der MobileID ins PrivaSphere Konto eingeloggt werden.

Login in das PrivaSphere Konto mittels MobileID ist nur in einem Konto pro MobileID (Mobilnummer) möglich.

Mit PrivaSphere Secure Messaging ist es möglich, an vertrauliche und eingeschriebene eMails angehängte PDF Dateien mit einer qualifizierten digitalen Signatur zu unterschreiben.

• Signatur auf mehreren PDF Dateien möglich
• Doppelunterschrift möglich
• bei einer Signatur auf der Mailplattform gilt eine Maximalgrösse der Datei von 10 MB

Erfassung einer neuen eMail:

Loggen Sie sich ein unter https://www.privasphere.com. Erfassen sie ihre vertrauliche eMail und hängen Sie die gewünschten PDF Dateien als Beilagen an.

Fahren Sie fort mit 'Versand vorbereiten'.

Wählen Sie das / die zu signierenden Dokumente mittels Klick auf das Stift-Symbol aus:

Verwenden Sie entweder Ihre eMail Adresse oder eine andere zur Signatur aus (1). Bei Bedarf kann auch eine Zweitunterschrift ("+") eingefügt werden. Wählen Sie die gewünschte Versandart aus (2):

 Drücken sie danach "vertraulich senden".

Sie finden nun die Aufforderung zur Signatur in Ihrem Konto. Klicken sie auf den Dateinamen. Sollten Sie eine Zweitunterschrift angefordert haben, so wirde der/die UnterzeichnerIn zur Signatur aufgefordert.

Das zu signierende Dokument wird Ihnen nun angezeigt.

Die Signatur kann nun mit der Maus plaziert und auch die Grösse kann verändert werden.

Auf dem Mobiltelefon erscheint eine MobileID Anfrage, die mit dem PIN für die Freigabe der digitalen Signatur bestätigt werden muss.

Für Kunden mit MobileID und SMS Authentisierung wird in einem neuen Fenster (oder per Link) zum Swisscom Signierdienst gewechselt. Geben sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie mit dem per SMS erhaltenen Code.

Danach wird Ihre PDF Datei qualifiziert digital signiert und versendet.

Bei Versandart «(eGov) Einschreiben» wird der Abgabezeitpunkt wenige Augenblicke nach dem Signaturzeitpunkt der letzten Signatur sein.

Diese Unterschrift kann in PDF Programmen überprüft werden - in eGov Einschreiben liegt den Eingaben der Prüfbericht von www.validator.ch bei.

Die Empfängerin oder der Empfänger eines eGov Einschreiben eMails wird dieses erst lesen können, wenn sie/er sich gegenüber der Plattform identifiziert hat.

Mehr Information: Absatz 6 der Ziffer 7 des Kriterienkataloges vom 16. Sept. 2014 und 3. Abschnitt, Art. 8 der "Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens (VeÜ-VwV)"

eGov identifizierte Benutzer und Behörden sind im Teilnehmer-Verzeichnis des Bundesamtes für Justiz (BJ) verzeichnet.

• Verzeichnis der elektronisch erreichbaren Behörden der Schweiz (interoperabel) erstellt durch PrivaSphere im Auftrag der Schweizerischen Bundeskanzlei
  

Verfügen Sie über eine «PrivaSphere Sign & Send» qualifizierte Signatur ist die Identifikation mit ein paar wenigen Klicks einfach durchzuführen.

Öffnen Sie "Mein Konto" - "Konto-Einstellungen" - "eGov / Einschreiben" (1):

Klicken Sie auf "Identifikation für den Empfang von eGov Einschreiben" (2)

Klicken Sie in der grünen Meldung auf das Identifikations-Dokument:

 Unterschreiben Sie mittels "PrivaSphere Sign & Send" Service die Bestätigung, die Ihnen angezeigt wird.

Danach ist Ihr PrivaSphere Konto für den Elektronischen Rechtsverkehr identifiziert und freigeschaltet.

Die Bestätigung wird an PrivaSphere gesendet und Sie finden eine Kopie in Ihrem Postausgang.

Diese Identifikation entspricht den Anforderungen des Kriterienkatalogs Ziff. 7.6:
"Anforderungen an Plattformen für die sichere Zustellung im Rahmen von rechtlichen Verfahren (Kriterienkatalog Zustellplattformen)"

Qualifiziert digital Signieren von PDF Dateien lokal auf Computer

Neu können qualifizierte Signaturen auf PDF-Dokumenten auch lokal auf dem Computer angebracht werden. Verwenden Sie dazu den «Diskreten HTML Signierer» mit der offenen Schnittstelle von «PrivaSphere Sign & Send».

Die Dokumente verlassen dabei Ihr Gerät nicht. Lokal wird der zur Signatur nötige Hash-Wert errechnet und an «PrivaSphere Sign & Send» übergeben. Der zurückgegebene «Signatur-Block» wird danach lokal in Ihr Dokument eingefügt.

Die Signatur erfolgt mittels Swisscom «All-in Signing Service» und die Autorisierung per MobileID (Bestätigung per PIN/Fingerabdruck/FaceID/…).

Signieren mit dem «Diskreten Signierer» funktioniert sowohl mit MobileID (SIM/App) als auch mittels Passwort/SMS.

Voraussetzungen:

1. Aktivierter «PrivaSphere Sign & Send» - Dienst
2. Eine diskrete Signier-Software – z.B. von

• a.    https://my-d.org/discretePdfSigner

   oder auf

• b.    https://www.privasphere.com/my-d.org_discretePdfSigner

Der "Discreete Signer" ist auch als lokale Installation verfügbar.

Installation:

• Herunterladen der Applikation (ZIP Datei) (Link zu my-d.org)
  
• Auspacken der ZIP Datei in einen geeigneten lokalen Ordner
• Öffnen der Datei index.html in einem Browser (Edge, Firefox, Safari, ...)

Diskreter HTML Signierer im Browser:

Der "Discrete Signer" ist auch im PrivaSphere Outlook AddIn enthalten (ab Version 3.1.2)

Signierte PDF Datei im Adobe Acrobat Reader:

PDF Dokument «Zertifizieren»

Die Zertifizierung eines PDF Dokuments wird auch als «Versiegelung des Dokuments» bezeichnet. Das Dokument kann nur einmal zertifiziert und danach nicht mehr weiter signiert werden.

Im Adobe Reader zeigen zertifizierte Dokumente am Kopf des Dokumentes eine blaue Schleife, die den Namen des Signierers bzw. Zertifizierers, sowie den Aussteller des Zertifikates enthält. Dies zeigen die Authentizität und Urheberschaft des Dokuments an.

Konfigurationsmöglichkeiten:

Zu Ihrem Komfort kann im PrivaSphere Konto gewählt werden, ob die Eingabe des Konto-Passworts für die Signatur nötig ist (unter «Mein Konto» «eGov/Einschreiben»). Dies senkt zwar die Sicherheit, jedoch ist zur Signatur nach wie vor die Freigabe mittels MobileID nötig.

Vorteil:

• Sie müssen im diskreten Signierprogramm kein Passwort eingeben/speichern

• Kein Passwort wird übermittelt (kein «interception risk»)

Nachteil:

• Es können unberechtigt Signaturen angefordert werden. Lehnen Sie unbekannte Anfragen mit MobileID ab und schalten Sie gegebenenfalls die Passwort-Option wieder ein.

Diskreter HTML Signierer mit vorausgefüllten Signatur-Angaben

Unter 'Mein Konto' - 'eGov / Einschreiben' wird ein Link generiert, mit dem die Notwendigen Angaben für den dikreten HTML Signierer bereits voreingefüllt sind.

PrivaSphere verwendet dafür die vorhandenen Konto-Angaben (Login (eMail)/Name/Vorname/Adresse).

Der Link öffnet den Diskreten HTML Signierer lokal im Browser mit den notwendigen Angaben:

Der Discrete PDF Signer von MY-D hat auch eine auf nodejs basierende Command-Linie-Version.

Bei Interesse können Sie gerne PrivaSphere für mehr Informationen kontaktieren.

Der Discrete PDF Signer von MY-D ist ein Open Source Programm (Drittanbieter) - Die PrivaSphere AG leht jede Haftung bei der Benutzung ab.

Mit dem «Diskreten HTML Signierer» lassen sich in einem Vorgang bis zu 100 PDF Dateien qualifiziert digital signieren. Die Dateien können entweder mittels «Drag&Drop» in die Applikation «geschoben» oder mittel Funktion «Hochladen» hinzugefügt werden. Die einzelnen PDF Dokumente werden mit der qualifizierten digitalen Signatur (AIS) unsichtbar signiert.

Einfügen der zu signierenden PDF Dateien:

1. Per «Drag&Drop»: im Datei-Manager markieren der Dateien (Ctrl+Maus-Linksklick)
   Ziehen in den offenen HTML Signierer im Browser
   
   
   
   
   
2. Öffnen mittels Funktion «Datei öffnen»Im HTML Signierer oben rechts – markieren der PDF Dokumente (Ctrl Taste und Mausklick)
   
   
   

Es kann die Signatur in jedem einzelnen Dokument platziert werden. Blättern Sie mit der Funktion oben links durch die Dokumente und setzen Sie die Signatur mit der Maus an den gewünschten Platz.

Start des Signier-Vorgangs durch drücken vom Knopf «Signieren»:

Bestätigung der Signaturen auf dem Mobiltelefon mittels MobileID:

Die Dateien werden signiert. Danach steht ein Download aller Dateien zusammen als ZIP Datei zur Verfügung – oder sie können per PrivaSphere versendet werden.

In der ZIP Datei befinden sich alle signierten PDF Dokumente:

Die einzelnen PDF Dokumente werden mit der qualifizierten digitalen Signatur (AIS) signiert.

Wird bei der Signierung die Funktionalität «Zertifizieren» gewählt, so können auf den Dokumenten später keine weiteren Signaturen mehr angebracht werden.

Soll ein PDF/A Dokument nach der Signierung wiederum als PDF/A Dokument vorliegen, so muss die Funktionalität «Schriftarten einbetten» gewählt werden.

Der Prozess bis zum Erhalt eines geregelten Siegels ist für juristische Personen und Behörden ein grosser Aufwand, verglichen mit den wenigen Schritten dies es für die qualifizierte elektronische Signatur QES braucht.

Muss es ein geregeltes Siegel im Falle der elektronischen Rechtssammlung sein?

In Artikel 9 Absatz 4 der Verordnung vom 18. Juni 2010 über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens (VeÜ-VwV, SR 172.021.2) wird verlangt, dass Verfügungen im Grundsatz mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen seien.

In Artikel 9 Absatz 5 VeÜ-VwV werden die Ausnahmen genannt, in welchen Fällen ein geregeltes elektronisches Siegel gemäss ZertES verwendet werden kann:

• elektronische Kopien von Verfügungen;
• Verfügungen, die in einem automatisierten Verfahren erlassen werden und aufgrund ihrer grossen Anzahl nicht einzeln von einer Vertretung der Behörde unterzeichnet werden (Massenverfügungen);
• E-Rechnungen mit Verfügungscharakter; auf diesen Rechnungen kann das geregelte elektronische Siegel im Auftrag der zuständigen Behörde von den für den elektronischen Rechnungsaustausch üblichen Dienstleistern angebracht werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt den Zweck

Abklärungen bei verschiedenen amtlichen Stellen u.a. bei der Direktion der Justiz und des Innern Gemeindeamt Abteilung Gemeinderecht des Kantons Zürich haben ergeben, dass die gegenüber dem «Siegel» höherwertige, qualifizierte Signatur (QES) auch zu diesem Zweck genutzt werden kann.

Mittels der optischen Darstellung und den Signatur-Attributen kann klargestellt werden, dass es sich nicht um eine private Willensäusserung handelt, sondern um die Erlangung der Unveränderbarkeit (im Kanton Zürich gem. «20191119 Leitfaden systematische rechtssammlung.pdf» Fussnote 8: 8 § 1 Abs. 2 VGG.)

Die Unveränderbarkeit der Dokumente kann mit einer speziellen Formatierung der pdf. Dokumente gewährleistet werden. Die Gültigkeit der Dokumente wird mit einer digitalen Signatur (z.B. der Gemeindeschreiberin oder des Gemeindeschreibers) bestätigt.

Dies kann einfach mittels PrivaSphere Sign&Send  geschehen– direkt im lokalen Browser.